L’archivage des marchés publics Abonnés
Qu’entend-on par durée d’utilité administrative ?
La durée d’utilité administrative correspond à la durée de conservation comme archives intermédiaires. En matière de marchés publics, la durée d’utilité administrative démarre à compter de la date de notification.
Les durées de conservation des pièces des marchés publics
La commune doit conserver les candidatures et les offres ainsi que les documents relatifs à la procédure de passation pendant une période minimale de 5 ans à compter de la date de signature du marché (art. R. 2184-12, code de la commande publique - CCP).
De plus, la commune doit conserver les pièces constitutives du marché pendant une durée minimale de 5 ans pour les marchés de fournitures ou de services, et de dix ans pour les marchés de travaux, de maîtrise d'œuvre ou de contrôle technique à compter de la fin de l'exécution du marché (art. R. 2184-13, CCP) ;
Ainsi, les durées d’utilité administrative des documents des marchés publics sont de :
- 5 ans à compter de la date de notification du marché pour les pièces relatives à la procédure de passation, les candidatures et les offres non retenues.
- 10 ans à compter de la date de fin de l’exécution du marché (paiement du solde) pour les pièces relatives à la procédure d’exécution considérées comme des pièces constitutives de marché ; ces pièces sont considérées comme des pièces justificatives à joindre à l’appui des mandats de paiement au sens du décret n° 2022-505 du 23 mars 2022 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé.
Archivage électronique : la commune doit privilégier les formats ouverts
Archiver sur support électronique des pièces de marchés publics ne consiste pas simplement à stocker des documents dématérialisés sur un ordinateur, un disque dur externe, ou encore une clé USB. En effet, la commune doit s’assurer que la conservation des pièces soit durable et que leur intégrité soit respectée. Afin d’assurer cette durabilité et cette intégrité, elle doit privilégier un format ouvert pour archiver ses données.
Le Service Interministériel des Archives de France indique qu’« un format ouvert est légalement exempté de droits d'utilisation et sa description est publique. Il est alors compréhensible et interopérable. Compréhensible car sa description ou spécification est publique, tout le monde peut alors prendre connaissance de la manière dont les informations sont organisées au niveau de ce format ». Dans les faits, un format libre est un format accessible et interopérable.
Rappelons qu’un format est dit propriétaire lorsque son cadre d'utilisation est contrôlable par une personne ou une entité juridique. Ce droit peut s'établir par exemple via le droit d’auteur, le brevet ou le copyright.
(Cycle de vie des documents issus des marchés publics - Référentiel de conservation - Délégué interministériel aux archives de France ; Guide Méthodologique : Pour le choix de formats numériques pérennes dans un contexte de données orales et visuelles - Service Interministériel des Archives de France).
Olivier Mathieu le 23 avril 2024 - n°2315 de La Lettre du Maire
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